Admin Online Shop: Tugas, Gaji, dan KPI

Mungkin pada saat baru memulai usaha online shop, Anda terbiasa mengerjakan semuanya sendiri. Tetapi, seiring berkembangnya bisnis, Anda mulai membutuhkan bantuan seorang admin untuk mengelola online shop Anda.

Jika Anda sedang berencana untuk mempekerjakan seorang admin online shop, Anda berada di artikel yang tepat. Simak pembahasan selengkapnya di bawah untuk mempelajari apa saja tugas admin online shop, berapa gaji yang sebaiknya Anda berikan serta bagaimana mengukur kinerjanya.

Apa Saja Tugas Admin Online Shop?

Admin online shop dapat ditugaskan mengerjakan beberapa hal yang terkait dengan administrasi dan operasional bisnis Anda, diantaranya:

1. Mengelola dan memperbarui informasi produk

Tugas utama admin online shop adalah untuk memastikan konten produk selalu update di berbagai platform penjualan yang Anda gunakan. Misalnya, marketplace seperti Shopee, Tokopedia atau website Anda sendiri. Admin online shop perlu mengunggah gambar produk, menambahkan deskripsi produk, mengatur harga, stok produk, dan varian.

2. Menanggapi pertanyaan pelanggan

Selain itu, admin online shop juga bertugas untuk menjawab pertanyaan dari pelanggan yang menghubungi melalui email, pesan di media sosial atau aplikasi chatting, bahkan chat atau komentar yang masuk melalui marketplace atau website.

3. Memproses pesanan dan pengiriman

Ketika ada pesanan yang masuk, sudah menjadi tugas admin online shop untuk memproses pesanan pelanggan, mengirimkan pesanan kepada kurir, dan memantau status pengiriman untuk memastikan pesanan sampai ke tangan pelanggan.

4. Mengelola inventaris

Seterusnya, admin online shop Anda patut memantau stok produk dan memesan ulang produk untuk stok yang sudah tinggal sedikit, serta mengelola penyimpanan produk.

5. Mengatur promosi dan diskon

Admin online shop Anda juga dapat ditugaskan untuk membuat strategi promosi dan diskon untuk menarik pelanggan dan meningkatkan penjualan, tentunya dengan berkonsultasi dengan Anda sebagai pemilik bisnis.

Integrasikan semua channel percakapan di dalam satu platform

Kolaborasi dengan tim untuk meningkatkan produktivitas dalam chat

Pelajari fitur Inbox

Apa saja skill yang harus dimiliki seorang admin online shop?

Setelah memahami tugas-tugasnya, Anda mungkin mulai ingin membuat dan menyebarkan lowongan kerja untuk admin online shop Anda.

Namun, sebelum itu, Anda patut memahami skill apa saja yang Anda cari. Dengan memahami skill ideal seorang admin online shop, Anda akan lebih mudah menyeleksi kandidat admin online shop Anda.

1. Kemampuan komunikasi yang baik

Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik adalah hal yang sangat penting bagi seorang admin online shop. Karena sebagian besar transaksi dilakukan secara online, sehingga perlu memastikan bahwa pesan yang disampaikan melalui email, pesan teks atau media sosial dapat dipahami dengan baik oleh pembeli.

2. Keterampilan manajemen waktu

Seorang admin online shop harus dapat mengatur waktu dengan baik agar dapat menyelesaikan tugas-tugas sehari-hari dengan efisien dan efektif.

3. Keterampilan penjualan

Seorang admin online shop harus mampu memahami produk yang dijual dan mampu menjelaskannya secara jelas kepada calon pembeli.

4. Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan

Bisnis online dapat memiliki tantangan yang berbeda-beda setiap harinya, maka kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan menghadapi masalah dengan tenang dapat membantu untuk mengelola online shop Anda dengan sukses.

5. Keterampilan teknis

Seorang admin online shop harus memiliki pemahaman tentang teknologi dan platform online shop yang digunakan agar dapat mengoperasikan alat-alat tersebut untuk mengunggah konten dan informasi produk yang Anda jual.

Apa saja KPI admin online shop?

Dengan memahami tugas serta keterampilannya, mari kita bahas bagaimana cara mengukur kinerja admin online shop Anda.

Untuk mengukur kinerja Anda dapat membuat key performance indicator (KPI)atau indikator kinerja utama. Dengan memberikan KPI yang tepat Anda dapat mengukur serta mendorong admin online shop Anda untuk memberikan yang terbaik pada pekerjaan mereka.

Ada beberapa KPI yang dapat Anda terapkan bagi admin online shop Anda:

1. Customer Satisfaction Score (CSAT)

KPI ini mengukur kepuasan pelanggan terhadap layanan online shop Anda secara umum. Kepuasan pelanggan meliputi pengalaman mereka dalam berinteraksi dengan admin online shop sebelum pembelian serta resolusi ketika ada masalah yang terjadi dalam pemesanan. Anda dapat mengukur ini dengan mengirimkan survei ke pelanggan dan meminta mereka memberikan penilaian terhadap kualitas layanan yang diberikan oleh admin online shop Anda.

2. Response Time

KPI ini mengukur waktu rata-rata yang dibutuhkan oleh admin online shop untuk merespons pertanyaan atau keluhan pelanggan. Semakin cepat respons yang diberikan, semakin baik kinerja admin Anda.

3. Conversion Rate

KPI ini mengukur tingkat konversi dari jumlah calon pembeli yang tertarik dengan produk dan menghubungi online shop Anda ke jumlah orang yang akhirnya melakukan transaksi. Tingkat konversi yang tinggi bisa menjadi indikasi bahwa admin online shop Anda melayani pelanggan dengan baik.

4. Nilai rata-rata pesanan

KPI ini mengukur rata-rata nilai setiap pesanan yang dilakukan oleh pembeli. Admin online shop Anda juga dapat berperan dengan melakukan upsell untuk menggalakkan pembeli menambah barang di keranjang belanja. Maka semakin tinggi nilai rata-rata pesanan, semakin baik kinerja admin online shop Anda.

5. Repeat order

Repeat order adalah ketika seseorang belanja di online shop Anda setelah pernah berbelanja sebelumnya. Repeat order yang tinggi menandakan bahwa pelanggan puas dengan pelayanan yang ia terima saat berbelanja.

Berapa gaji admin online shop?

Setelah memahami tugas dan keterampilan yang patut dimiliki admin online shop, Anda juga perlu memperkirakan gaji yang Anda akan berikan kepada kandidat admin online shop Anda.

Gaji seorang admin online shop dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor seperti pengalaman kerja, lokasi, ukuran perusahaan, dan tanggung jawab pekerjaan. 

Berikut adalah perkiraan rata-rata gaji admin online shop di beberapa daerah di Indonesia berdasarkan data dari beberapa sumber yang dapat berbeda-beda:

• Jakarta: sekitar Rp 3.500.000 hingga Rp 6.000.000 per bulan

• Surabaya: sekitar Rp 2.500.000 hingga Rp 4.500.000 per bulan

• Bandung: sekitar Rp 2.500.000 hingga Rp 4.000.000 per bulan

• Yogyakarta: sekitar Rp 2.000.000 hingga Rp 4.000.000 per bulan

• Medan: sekitar Rp 2.000.000 hingga Rp 3.500.000 per bulan

Namun, perlu diingat bahwa gaji tersebut hanyalah perkiraan dan dapat berbeda tergantung pada faktor-faktor yang telah disebutkan di atas.

Anda perlu menyesuaikan gaji yang Anda berikan dengan kondisi online shop Anda serta perkiraan beban kerjanya.

Software untuk meningkatkan kinerja admin online shop

Tentunya, Anda ingin memastikan admin online shop Anda dapat bekerja secara maksimal. Untuk mendukung produktivitas mereka serta meningkatkan penjualan Anda perlu menyediakan software yang tepat.

1. Memberikan akses bersama ke WhatsApp dan media sosial lainnya

Alih-alih harus bergantian melayani pelanggan menggunakan satu smartphone, Anda dapat menggunakan SleekFlow untuk memberikan akses WhatsApp dan media sosial lainnya ke beberapa admin sekaligus.

Gunakan WhatsApp Business API untuk dapat memberikan akses ke banyak pengguna

2. Menggunakan chatbot untuk membalas secara otomatis

Tidak semua pertanyaan harus dibalas secara manual oleh admin online shop Anda. Dengan SleekFlow Anda dapat merancang chatbot yang dapat membalas pertanyaan simple oleh pelanggan secara otomatis. Dengan ini, admin online shop Anda dapat fokus pada pertanyaan pertanyaan kompleks yang diajukan pelanggan.

3. Smart-routing ke agen terkait

Anda mungkin memiliki beberapa unit bisnis yang berbeda-beda dan memiliki admin yang berbeda-beda pula. Mungkin admin A tidak memahami produk yang dipegang oleh admin B, begitu pula sebaliknya. Dengan SleekFlow, Anda dapat mengatur routing secara otomatis agar pertanyaan pelanggan diterima oleh admin terkait. Hal ini dapat mengurangi miskomunikasi dalam proses bisnis Anda.