Auto Reply WA Business & Cara Membuatnya

Komunikasi yang efektif dan responsif menjadi kunci sukses bagi UMKM dan bisnis dalam menjalin hubungan dengan pelanggan. Salah satu platform komunikasi yang sangat populer saat ini adalah WhatsApp, dengan pengguna aktif mencapai miliaran orang di seluruh dunia.

Di tengah tuntutan pelanggan yang semakin tinggi, penggunaan fitur WhatsApp Auto Reply menjadi solusi yang efisien untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Namun, apa itu WhatsApp Auto Reply, bagaimana cara menggunakannya, dan mengapa fitur ini penting digunakan? 

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang WhatsApp Auto Reply, atau yang dikenal juga sebagai auto reply WA business, dan mengapa fitur ini sangat penting bagi kesuksesan UMKM dan bisnis dalam berkomunikasi dengan pelanggan.

Apa Itu WhatsApp Auto Reply?

WhatsApp Auto Reply adalah fitur yang memungkinkan pengguna untuk mengirim pesan balasan secara otomatis kepada pengirim pesan yang menghubungi mereka melalui aplikasi WhatsApp.

Fitur ini memberikan kemudahan dan efisiensi dalam menjawab pesan yang masuk, terutama saat pelanggan menghubungi bisnis atau UMKM di luar jam kerja atau saat tidak ada staf yang tersedia untuk merespons secara langsung.

Dengan menggunakan WhatsApp Auto Reply, pesan balasan otomatis akan dikirimkan kepada pengirim pesan untuk memberikan informasi atau tanggapan yang telah ditentukan sebelumnya.

Cara Setting Auto Reply WhatsApp Business

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengaktifkan Auto Reply untuk WA Business.

1. Mengaktifkan Auto Reply WhatsApp Business atau Quick Reply

• Di aplikasi WhatsApp Business, pergi ke Opsi lainnya/More Options > Fitur bisnis/Business Tools > Balas Cepat/Quick Replies.

• Kemudian pilih Tambah dengan ikon (+)

• Pilih Pesan/Message untuk membuat pesan yang Anda inginkan.

Catatan: File media tidak didukung untuk Auto Reply di Web atau Desktop.

• Pilih Pintasan/Shortcut untuk menyetel pintasan keyboard untuk balas cepat Anda.

• Pilih SIMPAN.
  

2. Balasan Default

Untuk memudahkan Anda untuk berkomunikasi dengan pelanggan, WhatsApp Business akan membuat Auto Replies berdasarkan informasi bisnis Anda. Nantinya, Anda dapat mengirim Auto Reply yang berisikan jam kerja, alamat toko atau kantor, atau profil Anda sendiri.

Untuk dapat melihat balasan default Anda perlu:

• Buka chat, pilih Pesan, dan ketik "/" atau

• Buka chat, pilih Lampirkan atau Attach > Quick Replies.

3. Cara Menggunakan Quick Reply atau Auto Reply WA Business

Sebagai lampiran

• Buka chat.

• Pilih Lampirkan atau attach > Quick Replies.

• Pilih Quick Replies yang diinginkan. Pesan Anda akan secara otomatis ditampilkan pada kolom teks

• Edit pesan, atau cukup pilih Kirim

Dari input teks

• Buka chat

• Pilih Pesan, lalu ketik " / ". Langkah ini akan memunculkan semua Quick Replies Anda, termasuk balasan default.

• Pilih Quick Replies yang diinginkan. Pesan ini akan secara otomatis ditampilkan pada kolom teks.

• Edit pesan, atau cukup pilih Kirim.

Tips Cara Menggunakan WhatsApp Auto Reply

Berikut adalah beberapa tips untuk menggunakan WhatsApp Auto Reply secara efektif untuk bisnis Anda.

1. Tetapkan pesan yang jelas

Pastikan pesan balasan otomatis Anda jelas dan informatif agar pelanggan mendapatkan respons yang memadai.

2. Sesuaikan balasan dengan konteks

Sesuaikan balasan otomatis Anda dengan konteks pesan yang diterima untuk memberikan pengalaman yang lebih personal kepada pelanggan.

3. Sertakan informasi penting

Pastikan balasan otomatis Anda mencakup informasi penting seperti jam kerja, alamat, atau nomor kontak alternatif jika diperlukan.

4. Uji coba dan monitor

Lakukan uji coba dengan mengirimkan pesan ke nomor WhatsApp Anda sendiri untuk memastikan balasan otomatis berfungsi dengan baik. Pantau juga tanggapan dan umpan balik dari pelanggan untuk melakukan perbaikan jika diperlukan.

Mengapa Bisnis anda perlu Menggunakan Fitur WhatsApp Auto Reply?

WhatsApp Auto Reply memberikan beberapa manfaat bagi UMKM dan bisnis, antara lain:

1. Meningkatkan Responsivitas

Dengan menggunakan fitur Auto Reply, Anda dapat memberikan respons instan kepada pelanggan, bahkan saat Anda tidak dapat merespons secara langsung. Hal ini akan meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis.

2. Efisiensi Komunikasi

Dengan memanfaatkan fitur Auto Reply, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya digunakan untuk merespons pesan secara manual. Fitur ini akan membantu Anda dalam menjawab pertanyaan umum atau memberikan informasi penting dengan cepat dan akurat. 

3. Meningkatkan Profesionalitas

Dengan menggunakan WhatsApp Auto Reply, Anda memberikan kesan yang profesional kepada pelanggan. Mereka akan merasa dihargai karena mendapatkan balasan otomatis yang informatif dan tepat waktu.

Eksplor kelebihan WhatsApp dengan Sleekflow!

Kembangkan potensial bisnis anda dengan WhatsApp Business API. Jalin komunikasi lebih baik

Learn More

Kekurangan dari Fitur Ini

Meskipun fitur Auto Reply WhatsApp memiliki banyak manfaat, ada beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan:

1. Kurangnya Personalisasi

Fitur ini bersifat otomatis dan tidak dapat memberikan respon yang personal secara langsung. Ini bisa menjadi kekurangan jika pelanggan mengharapkan interaksi langsung dan lebih personal.

2. Potensi Kesalahan

Fitur Auto Reply memiliki potensi untuk mengirimkan balasan yang tidak sesuai atau tidak relevan dengan pesan yang diterima. Oleh karena itu, penting untuk secara rutin memeriksa dan memperbarui pesan otomatis Anda.

3. Keterbatasan dalam Interaksi Kompleks

Fitur Auto Reply umumnya lebih cocok untuk menjawab pertanyaan umum atau memberikan informasi dasar. Jika pelanggan memiliki pertanyaan yang kompleks atau memerlukan bantuan khusus, mereka mungkin memerlukan interaksi langsung dengan staf Anda.

4. Respon yang terbatas dan kaku

Fitur auto reply seringkali memiliki pesan yang terbatas dan cenderung kaku, sehingga tidak bisa merespons pertanyaan atau permintaan pelanggan secara dinamis. Hal ini bisa dapat membuat pelanggan anda kurang nyaman karena berhubungan dengan robot yang mana kurang bisa memahami masalah dengan empati.

5. Keterbatasan dalam memahami konten Media

Seringkali pelanggan kita mengalami kesulitan dan mudah untuk mereka menjelaskan dengan screenshot atau video rekaman. Tetapi sayangnya fitur auto reply sering kali tidak dapat merespons atau mengenali konten.

Apakah Chatbot dengan Auto Reply WhatsApp Hal yang Sama?

Meskipun chatbot dan Auto Reply WhatsApp memiliki kesamaan dalam fungsi otomatisasi pesan, kedua fitur ini memiliki perbedaan penting.

Chatbot adalah program komputer yang dirancang untuk meniru percakapan manusia dan memberikan respon otomatis berdasarkan algoritma yang telah ditentukan sebelumnya.

Fitur Auto Reply WhatsApp, di sisi lain, adalah fitur bawaan yang memungkinkan pengguna untuk mengirimkan pesan balasan otomatis secara langsung melalui aplikasi WhatsApp. Dalam hal ini, Auto Reply WhatsApp lebih sederhana dan tidak memiliki kemampuan yang sekompleks chatbot.

Contoh WhatsApp Auto Reply

Berikut adalah contoh WhatsApp Auto Reply yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh auto reply di atas ini ketika anda memulai percakapan dengan SleekFlow, dari kami akan menyeleksi terlebih dahulu apakah kondisi bisnis Anda saat ini dapat memaksimalkan SleekFlow, dari contoh auto reply di atas ini akan membantu bisnis Anda memfilter para calon customer yang sekiranya cocok untuk di bisnis Anda. Skenario di atas bisa di aplikasikan di bisnis Anda untuk memilah customer, contohnya kualifikasi apakah customer cocok menggunakan bisnis Anda, atau bisa digunakan untuk memilah kebutuhan customer, apakah butuh layanan support, after-sales, atau status order.

Contoh auto reply berikutnya seperti gambar di atas ketika customer ingin mengembalikan produk. Auto reply dari bisnis ini membantu mempermudah komunikasi dengan tombol whatsApp apakah ingin membaca ketentuan atau langsung melakukan pengembalian barang. Untuk mengatur WhatsApp auto reply dengan SleekFlow anda tidak perlu coding yang susah, cukup gunakan fitur flow builder kami, sesimpel click and drop untuk memaksimalkan fitur auto reply.

Solusi Auto Reply WA yang Lebih Mutakhir: AI Agent dan Broadcast

Seiring berkembangnya bisnis Anda dan semakin besar skala bisnis Anda, sangat memungkinkan apabila kebutuhan berkirim pesan Anda tidak terjawab dari hanya menggunakan WA Auto Reply atau Quick Reply ini.

Misal, dengan semakin banyaknya orderan dan klien Anda, mungkin akan ada ratusan atau bahkan ribuan pesan yang masuk, belum lagi untuk perihal troubleshooting atau untuk melayani pelanggan yang mengalami kendala pada produk atau layanan Anda. Atau jika Anda ingin melakukan promosi diskon, atau update terbaru dari bisnis Anda.

Semua ini dapat diselesaikan dengan teknologi terbaru dari SleekFlow, AgentFlow. AI Agent yang dapat dibentuk untuk kebutuhan bisnis Anda, bisa untuk kualifikasi prospek atau leads, update data CRM Anda, membantu rekomendasi produk dan lain-lainnya.

Selain itu jika anda membutuhkan pesan reminder, atau sedang melakukan campaign marketing, dan update terbaru dari bisnis Anda, anda dapat menggunakan broadcast dari SleekFlow.

1. AI Agent (AgentFlow)

AgentFlow dapat merespon secara natural ketika ada keluhan, pertanyaan, atau request dari customer Anda. AgentFlow dapat merespon pertanyaan serta keluhan pelanggan secara dinamis dan bisa menyesuaikan gaya bicara bisnis Anda layaknya agen manusia. AgentFlow dapat mengkualifikasi leads, bahkan menyelesaikan transaksi jika dibutuhkan. Ketika customer bisnis Anda membutuhkan respon dari agen manusia, AgentFlow dapat dengan mulus melakukan handover ke agen manusia.

AgentFlow dirancang dengan model ai canggih untuk menghindari menjawab pertanyaan keluar dari konteks, serta dapat dirancang dalam pembatasan interaksinya. Hal ini untuk menghindari AI menjawab pertanyaan pertanyaan sensitif tentang bisnis Anda, sehingga privasi akan selalu terjaga.

Belum Siap Berlangganan? Coba Gratis Sekarang!

Belum siap untuk berkomitmen langganan dengan SleekFlow? Tenang saja, kami punya paket "Startup" gratis! untuk bisnis kamu yang baru saja mulai merintis atau pun masih dalam skala kecil. Coba sekarang! Tanpa komitmen

Coba Gratis

2. Broadcast

Otomasi pesan WhatsApp dan broadcast memungkinkan Anda untuk mengirim sejumlah pesan terotomasi untuk meningkatkan engagement pelanggan terhadap bisnis Anda, misal mengirim pesan untuk promo saat ulang tahun pelanggan, mengirim pesan untuk informasi terkini dari pengiriman barang, promo dan event yang akan berlangsung, dan lainnya.

Untuk mengaktifkannya Anda perlu menggunakan WhatsApp Business API serta memanfaatkan API perpesanan WhatsApp, ke duanya tersedia di SleekFlow.

Kesimpulan

WhatsApp Auto Reply, atau auto reply WA business, adalah fitur yang sangat bermanfaat bagi bisnis dalam meningkatkan efisiensi komunikasi dengan pelanggan. Dengan fitur ini, Anda dapat memberikan respons instan, meningkatkan responsivitas, dan menjaga profesionalitas bisnis Anda.

Meskipun memiliki beberapa kekurangan, fitur Auto Reply WhatsApp tetap menjadi alat yang efektif dalam menjawab pertanyaan umum dan memberikan informasi penting kepada pelanggan Anda.

Jangan ragu untuk menggunakan fitur ini dan mengeksplorasi berbagai aplikasi dan teknik terbaik untuk memaksimalkan potensi komunikasi Anda dengan pelanggan.